Do załatwiania spraw związanych z ZUS, w tym do profilu płatnika na PUE/eZUS, przedsiębiorąca może upoważnić inną osobę, np. księgową lub pracownika biura rachunkowego. Warto tu skorzystać z gotowego formularza PEL, który w wersji do wypełnienia i wydruku można znaleźć na stronie zus.pl, w zakładce Wzory formularzy. W wersji elektronicznej jest on dostępny na PUE/eZUS. Pełnomocnictwo można złożyć do ZUS w formie: elektronicznej – mocodawca wysyła dokument przez PUE/eZUS po przejściu w zakładkę płatnik lub ubezpieczony, albo papierowej – pocztą bądź osobiście. Należy pamiętać, żeby wskazać adres do korespondencji. Inaczej pisma będą trafiać do miejsca zamieszkania pełnomocnika, a nie do jego siedziby.
Pełnomocnictwo, które jest składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym, podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli płatnikiem składek jest spółka, która ma wielu przedstawicieli, którzy wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL trzeba dołączyć załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli spółki.
Na PUE/eZUS można nadać pełnomocnictwo do załatwiania wszystkich spraw w ZUS. To oznacza, że pełnomocnik będzie miał dostęp do pełnych danych płatnika składek. Dotyczą one m.in. rozliczeń, korespondencji, zwolnień lekarskich czy osób zgłoszonych do ubezpieczeń. Dostęp do danych w roli płatnika można ograniczyć. Wówczas osoba upoważniona będzie miała dostęp tylko do wybranych informacji – do korespondencji (a nawet do konkretnego typu wniosków) lub jedynie do zwolnień lekarskich. Informację o ograniczeniu pełnomocnictwa można podać na formularzu PEL. Aby ograniczyć wcześniej udzielone pełnomocnictwo, wystarczy ponownie wypełnić formularz PEL i wskazać nowy zakres. W takiej sytuacji nie trzeba dodatkowo odwoływać wcześniej udzielonego pełnomocnictwa.
Dostęp do roli płatnika może mieć nieograniczona liczba osób. Warto jednak mieć na uwadze, jakie dane znajdują się na PUE/eZUS. Profil płatnika może udostępnić płatnik składek lub pełnomocnik, który ma uprawnienia do substytucji pełnomocnictwa.
Gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne już pełnomocnictwo. Często jednak jest to zaniedbywane. Powoduje to sytuacje, że płatnik składek ma przypisane do swojego profilu ZUS pełnomocnictwa dla kilku osób, niekiedy z różnych biur, z którymi prawdopodobnie od dawna nie współpracuje.
Przedsiębiorca może na PUE/eZUS sprawdzić, kogo upoważnił do kontaktu z ZUS. Informacje o udzielonych upoważnieniach znajdzie w zakładce „Ustawienia”. Pełnomocnictwa może też zweryfikować przy okazji wizyty w placówce.
Pełnomocnictwo może odwołać mocodawca, ale może to zrobić również pełnomocnik. Odwołanie pełnomocnictwa można przekazać w formie papierowej do placówki ZUS lub w formie elektronicznej – przez PUE/eZUS. Najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL-O. Jeśli odwołanie pełnomocnictwa dotyczy spółki, która ma wielu przedstawicieli, do PEL-O trzeba dołączyć załącznik PEL-Z z podpisami wszystkich przedstawicieli spółki.
